5 ideas para ahorrar en tu pyme

Cuando eres dueño de una pyme intentas ahorrar lo maximo posible. Además de porque es tu dinero porque no dispones de una cantidad excesiva de él, normalmente. Se habla mucho de los problemas de financiación de la pymes pero cuando eres un pequeños empresario sobretodo debes aprender a ahorrar.

La tecnología puedes permitirnos convertir aquello que nos resulta complicado en algo sencillo pero también nos puede ayudar a ahorrar. Hoy os traemos 5 consejos que os ayudarán a ahorrar costes aprovechando los recursos de las nuevas tecnologías:

1.- Gasta menos papel.

Facturas, contabilidad y otros procesos en la gestión de tu empresa puede no trasladarse a papel nunca. Cuanto más papel tengas más va a tardar en ordenarlo. En la mayoría de los casos, es posible trabajar completamente sin papel, manteniendo todos tus registros ordenados, al mismo tiempo que haces más fácil la organización, almacenamiento y búsqueda de los mismos.

2.-Distribuye

Desde que existe Internet no tienes que hacerlo todo desde la oficina, es más no todo tu material debe estar en el mismo lugar físico. Piensa en la nube (pero recuerda tener copias de seguridad también). Puedes ahorrar gastos si la gente no debe trasladarse a la oficina, incluso algunos empleados estarán dispuestos a tener salarios más bajos si no tienen que desplazarse. Planteate este tipo de opciones.

3.-Utiliza código abierto

El software libre de código abierto es mucho más económico. Por ejem’plo en vez de utilizar miles de euros en licencias de Office o Photoshop puedes utilizar otros que cumplen similares funciones, como OpenOffice o GIMP y que son completamente gratuitos. Con toda probabilidad, tus clientes nunca notarán la diferencia y tú ahorrarás cientos o incluso miles de euros en licencias de software.

4.-Usa betas

La versión “Beta” significa que es un producto que todavía no está a punto para ser lanzado al mercado pero se ofrece para que los usuarios puedan probarlo. En muchas ocasiones, las betas de estos productos ya están bastante “pulidas” y serán terriblemente útiles para tu empresa.

5.- Sé social

Crear una cuenta en una red social es totalmente gratuito. Si tus consumidores están en la red solo tendrás la posibilidad de interactuar con ellos sin gastar un euro. Mantente al día de los trucos que te contamos en el blog y en poco tiempo serás un experto en Social Media (o por lo menos controlarás lo suficiente como para poder atender tu el marketing on-line de tu empresa).

Intentar encontrar mecanismos que minimicen el tiempo que se dedica a una labor y además sean más económicos resulta fundamental para el buen funcionamiento de tu pyme. La nuevas tecnologías ofrecen a los autónomos y pequeños empresarios posibilidades infinitas en estas labores.

Fuente: http://www.pymenews.es/5-formas-de-ahorrar-en-tu-pyme/1972/

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Pymes: cómo planificar las vacaciones

De cada diez pymes, en nueve suele haber algún tipo de conflicto respecto de las vacaciones. Por un lado, entre el personal y el empleador por las fechas de las mismas. En segundo lugar, entre los mismos empleados por elegir las fechas, y en tercer lugar por cuestiones administrativas relacionadas al sector.

Sin embargo, para la pyme coordinar las fechas de vacaciones para todos los empleados ocasiona un inconveniente operativo que deber ser solucionado con organización.

El primer y gran consejo es no permitir el paso del tiempo y planificar las vacaciones de absolutamente todo el personal, pues sólo así evitaremos conflictos innecesarios.

Los especialistas en Recursos Humanos aseguran que es más importante cuidar el ambiente laboral respecto de este tema que pensar en cubrir costos y empleados con las ausencias. De hecho, un trabajador descansado mentalmente es más productivo que uno que no lo está.

Asimismo, se recomienda que los empleados como los directivos se tomen las vacaciones en tiempo completo, es decir, no “guardar o acumular” días y acortar el plazo de descanso.

Por último, así sea el departamento de Recursos Humanos como el coordinar o gerente, debe cuidar que entre los empleados la elección de fechas de vacaciones no afecte ni genere inconvenientes.

Fuente:http://www.pymenews.es/pymes-como-planificar-las-vacaciones/1479/

El ERP: el gran “coco” de las PYMES

La estructura informal de las pequeñas y medianas empresas atenta contra sus posibilidades de crecimiento, en especial cuando se quiere implementar una solución ERP que las organice y les brinde herramientas decisorias fundamentales. Cuando el problema no es el dinero sino el temor al cambio

¿Cuándo es que las empresas crecen y dejan de ser Pymes?

La respuesta es simple: cuando poseen voluntad de crecer y tienen la valentía de tomar las decisiones correctas. Todo pasa por una cuestión de políticas; si la decisión no proviene de arriba – de los estamentos decisorios más altos de la empresa y, en las Pymes, de sus dueños -, este tipo de organizaciones podrán tener sus épocas de bonanzas pero jamás podrán llegar a concretar todo su potencial comercial.
Esta especie de laxitud en mantener el status quo es lo que les impide realizar cambios realmente revolucionarios y emerger como potencias comerciales en su sector. Estos problemas suelen darse en dos áreas: la estructura informal de su administración, y el desorden informativo con suele contar la empresa.
El tema pasa por la voluntad de cambio. Las pequeñas y medianas empresas suelen tener una torre de Babel en cuanto a la calidad y variedad de sus sistemas administrativos, disponiendo soluciones departamentales que son incompatibles entre sí. Y si no, implementando soluciones a medida que, más que proveer respuestas especializadas, sólo le sirven para formalizar la anarquía informativa: si la respuesta no está en el software tal cual como está, basta llamar al departamento de sistemas y generar una modificación, un nuevo reporte, etc.
Es por ello que la alternativa de un software ERP les resulta imprescindible pero temida. Ciertamente la implementación de una solución ERP implica cambios radicales: de que toda la empresa se atenga a la utilización de un sistema central, que lo informal se traduzca en procedimientos formales, que los sectores se disciplinen y provean la información en tiempo y forma y, fundamentalmente, que haya responsables de la información, tanto para generarla como para asimilarla. Esto conlleva a una profesionalización y especialización de la estructura.

Si es beneficioso ¿Por qué no implementar un ERP?

La cuestión pasa porque muchas Pymes entienden que necesitan un ERP, y disponen los medios para adquirirlo e implementarlo, pero no se animan a dar el gran paso. Aquí la premisa es muy simple: lo que no se conoce, no se puede medir. Una empresa no puede descubrir dónde posee cuellos de botella (en aspectos comerciales o administrativos) si no posee información centralizada y en tiempo real. Los datos deben ser fidedignos y trazables; debe rastrearse con facilidad a las fuentes y a los responsables.
La información debe ser comparativa, y deben evaluarse los mecanismos internos que no funcionan con eficiencia. Los resultados deben ser cuantificables en tiempo real, y se debe disponer de la capacitación suficiente para realizar un análisis pormenorizado de los mismos. Si un software ERP le provee numerosos mapas detallados de la situación de su empresa – tanto del rumbo a seguir como de los problemas que cuenta su organización, informando acerca de sus productos más fuertes y rentables, retrasos en la comercialización o producción, tasas de morosidad de su cartera comercial, grado de rotación de stocks, etc. -, debe haber alguien capacitado para entender dichos resultados y con la voluntad política de hacer los ajustes precisos que la empresa necesita. De lo contrario pasan a ser datos muertos: es una lista de síntomas de la empresa en vez de transformarse en una herramienta de diagnóstico.

El cambio genera incertidumbre

El tema de fondo siempre es el temor al cambio. En primer lugar, porque los estamentos decisorios deben especializarse. Esto puede implicar contratar a gerentes profesionales que poseen la experiencia directiva suficiente para comprender la naturaleza del cuadro de diagnóstico y aplicar las reformas necesarias. En segundo lugar, implica un cambio de mentalidad a nivel institucional, con capacitación de los individuos a nivel sectorial, y asignación tanto de roles como de responsabilidades. En tercer lugar está la depuración de los circuitos administrativos: ya nada quedará librado a la improvisación sino que estará regulado y establecido como procedimiento.
El dilema de las Pymes pasa por su capacidad de evolución. Pueden optar por la rutina y la improvisación sobre la marcha, o adoptar una estructura jerárquica (tanto de autoridades como de sectores y responsables de la información) que tenga capacidad de remodelarse en función de la eficiencia. Vale decir, no se trata de cambiar un modelo de organización estático por otro que resulte más rígido, sino por otro que sea eficiente y tenga capacidad de evolucionar. Las implementaciones de soluciones ERP son el primer gran paso en el camino hacia el crecimiento de las organizaciones; pero si no es acompañado por otros cambios de fondo – tanto estructurales como de mentalidad -, simplemente terminará por diluirse como un tibio intento de hacer las cosas de un modo diferente.

Fuente: http://www.evaluandoerp.com

Analfabetismo tecnológico afecta productividad de pymes

El poco uso de la tecnología sigue siendo una gran limitante a la hora de competir.

Computación en la nube y tecnología móvil, son tecnologías que se están convirtiendo en las herramientas de moda no sólo de las personas, sino de muchas empresas.

Pero para una gran parte de los micros, pequeños y medianos empresarios estos términos les suenan a ingredientes de películas de ciencia ficción.

Cuando la tecnología avanza a tal velocidad que ya las tabletas y los celulares inteligentes son parte del trabajo, se evidencia y agranda la brecha no sólo generacional, sino también entre unas y otras empresas debido al analfabetismo tecnológico.

Es un hecho, la falta de familiaridad con la tecnología retrasa el desarrollo y la competitividad de las empresas, y esto termina afectado la economía del país.

El problema se vuelve más complicado de cara a la firma de tratados y acuerdos comerciales que Colombia está adelantando con países mucho más avanzados en el tema.

Basta con revisar datos como que las pymes y microempresas en Colombia representan el 96,4 por ciento de las empresas del país, las cuales generan el 63 por ciento de los empleos, además de sostener el 45 por ciento de la producción manufacturera y de representar más del 40 por ciento del PIB nacional total, con ventas entre los 1.000 y 8.000 millones de pesos.

También preocupa al saber que, según un estudio de la multinacional Cisco, el 37 por ciento de las pymes colombianas no tiene presupuesto de tecnología, el 46 por ciento no sabe qué es outsourcing o tercerización y que la mayoría no utiliza dispositivos móviles para mejorar su conectividad.

LA INFORMALIDAD IMPERA
Cierto, gran parte de estos negocios surgen informalmente y van llegando a la tecnología a medida que van creciendo y la fuerza de las circunstancias los obliga a tecnificarse, ya sea en la administración, la producción, las comunicaciones o cualquier otra área de la empresa.

“Las empresas comienzan haciendo todo en papel y si tienen un computador, utilizan básicamente Excel o Word.

A medida que crecen, compran algún software como solución para llevar la nómina, la facturación, los inventarios.

Pero adquieren la tecnología sin ninguna estructura ni orden, es totalmente desintegrado”, comenta Jean Paul Bing-Zaremba, gerente general de ADV.

Para Orlando Molina, Country Manager para PSG Comercial de HP, “el primer síntoma de analfabetismo es que se desconoce el beneficio de la tecnología en el negocio. Lo ven más como un mal necesario, o un costo que como una inversión”.

Ómar Perdomo, gerente de Desarrollo de Negocios Online de Microsoft Colombia, agrega que el miedo a la tecnología viene, no sólo de no conocerla por falta de contacto con la misma, sino también de la tendencia a mantenerse en la zona de comodidad.

“Si les ha ido bien llevando su negocio sin mucha tecnificación, cambiar de paradigma no es fácil. Generalmente es una fuerza externa la que los obliga a cambiar.

Así que la tecnología no llega porque la identifican como un potencial para diferenciarse de la competencia y que les permite mejorar la productividad. En esta materia, las pymes son totalmente reactivas y poco proactivas”.

Esto contrasta con los nativos digitales, quienes prácticamente montan sus negocios o empresas alrededor de la tecnología. Es más, podrían no tener oficina sino que todo funciona sólo a través de un computador.

LA CAPACIDAD DE UNA EMPRESA DE COMPETIR SE REDUCE
1. La productividad. La falta de tecnología es una limitante para el aumento de la productividad. “La idea es que tener esa herramienta permite hacer más cosas con menos”, dice Ómar Perdomo, de Microsoft Colombia.

No contar con cierta infraestructura, servicios o programa disminuye los escenarios de colaboración para el trabajo en equipo, para manejar procesos, disminuir tiempos muertos, etc.

2. Capacidad de competir. En un ambiente donde la tecnología cada vez es más importante, puede restarle capacidad de competencia a una empresa. Más hoy cuando el acceso a muchos servicios y programas se ha facilitado tanto a posibilidades de acceso como en costos.

Es el caso, por ejemplo, de la computación en la nube. “La tecnología que de pronto disfrutaban grandes empresas, ya las pueden tener las demás”, comenta Perdomo y agrega que es cuestión de interesarse en lo que está pasando.

3. Limitar las fronteras. En la medida en que el empresario se integra con la tecnología se le amplían los horizontes para ver nuevas oportunidades para su negocio.

SOLUCIONES ANTES QUE ESTAR A LA MODA
Si no se adquieren las herramientas adecuadas, estas pueden terminar subutilizadas.

Luchar contra el analfabetismo tecnológica no implica salir mañana a comprar computadores de última generación y programas que estén de moda.

Primero, hay que hacer un esfuerzo personal -como dicen, es cuestión de actitud- para acercarse sin prevenciones, interesarse y aprender. Luego hay que pensar en lo que requiere la empresa.

El peor error es meterse de lleno en lo que está de moda, pues se corre el riesgo de contar con herramientas inadecuadas a las que no se les aprovecha el potencial que tienen.

“Tecnologías hay de toda clase (para gestión documental o sistematizar procesos, por ejemplo) pero lo importante es qué aspectos necesito solucionar o mejorar, para buscar las herramientas adecuadas.

Por eso es importante asesorarse, incluso para tener proramas integrados”, comenta Jean Paul Bing-Zaremba, ferente feneral de ADV.

Tener la herramienta inadecuada o no tenerla podría hacer que el empresario tome decisiones erróneas.

“El empresario debe pregutantarse para qué quiere esa tecnología: dónde está la amenaza, la debilidad y la oportunidad de mejorar o de contener un riesgo y qué necesita para eso”, dice Ómar Perdomo, gerente de Desarrollo de Negocios Online de Microsoft

Sin embargo, hay áreas claves del negocio donde la tecnología es conveniente: facturación, inventarios, cantabilidad. Luego viene el manejo de clientes y ahí las soluciones CMR ayudan bastante para hacer seguimiento, analizar los niveles de rentabilidad de cada uno, el comportamiento en sus compras, etc.

Tambiém está la computación en la nuebe, que funciona como un servicio público: uno paga mesualmente por los servicios que consume.

LA BANDA ANCHA ES UN TEMA CLAVE PARA ESTAR SINTONIZADO VIRTUALMENTE
Si la movilidad es un tema que cobra importancia hoy día (tener la información siempre con uno), la conectividad no se queda atrás (estar conectado con el mundo, en todas partes, en cualquier momento y lugar).

De ahí que las tecnologías de las comunicaciones también son un tema clave para las mypimes.

Internet juega un papel importante, no sólo para adelantar varios tipos de transacciones que ahorran tiempo y dinero, sino también para comunicarse con los clientes, ampliar el campo de acción y encontrar nuevas opciones.

Para acceder a la web, la banda ancha es una herramienta fundamental, y de hecho el Foro Económico Mundial y los diferentes estados ya consideran el acceso de calidad a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) como un factor que incide en el desarrollo económico de las naciones.

Según el Ministerio, actualmente hay 3,1 millones de conexiones de banda ancha fija y 0,8 millones de banda ancha móvil.

A través del programa Vive Digital –que busca impulsar la masificación del uso de Internet– se espera que al terminar el Gobierno del presidente Juan Manuel Santos, el país cuente con 8,8 millones conexiones de banda ancha, y aumentar así la penetración, que hoy se encuentra en 4,9 conexiones por cada 100 habitantes.

La idea es que se conecten a Internet el 50 por ciento de los hogares (hoy en día lo hace el 27 por ciento) y el 50 por ciento de las mipymes (hoy son sólo el 7 por ciento).

La banda ancha se convierte en la autopista en la cual pueden rodar distintos programas, incluyendo la computación en la nube.

Innovar, el arte que permite a las empresas mantenerse a flote

En el mundo globalizado de hoy, la competencia está a la orden del día. Cientos de empresas compiten por los mismos mercados, por lo que la supervivencia de las corporaciones se hace cada vez más difícil. Ante esta realidad, la innovación se ha convertido en un elemento fundamental para mantenerse a flote en el mar picado de los negocios.

“La innovación es un modelo de negocios fundamental para todas las empresas, no importa la edad o el tamaño de ellas”, afirma Thomas Kuczmarski, gurú internacional de esta área y profesor de la escuela de Negocios de Kellogg, en la universidad de Northwestern.
El experto señala que innovar va más allá de solo crear nuevos productos que tengan buena acogida. Para él, esta especie de arte gerencial abarca el modelo de hacer negocios que tiene cada empresa y los servicios que se ofrecen al público.
“Innovar es crear cosas que ofrezcan nuevos beneficios a los clientes y que te diferencien de la competencia. Para esto, se deben identificar las necesidades y problemas de los usuarios, los cuales apreciarán lo ofrecido y se generará así un valor económico para la empresa”, explica Kuczmarski, que el pasado 10 de junio dio una charla en el encuentro nacional de afiliados de la Corporación Comercial Belloso (Cobeca).
Reto para Venezuela
Actualmente, Venezuela ocupa el puesto 108 del Ranking de Innovación del Boston Consulting Group. La situación es particularmente grave si se considera que en la clasificación solo se estudian 110 países.
Pese al oscuro presente, Kuczmarski es optimista sobre el potencial de Venezuela y Latinoamérica. Asegura que en la región existe la creatividad necesaria para impulsar la innovación, lo cual, sin embargo, requiere del desarrollo de una “cultura de innovación” para poder ser explotado.
“Los emprendedores tienen que ser estimulados para que abran nuevos negocios. La gente con experiencia debe colaborar con estos nuevos actores, que necesitan tener acceso a capital y deben sentirse apoyados”, explica.
El papel del Gobierno
Las decisiones de los gobiernos tienen un “gran impacto” sobre el éxito o fracaso de las innovaciones debido a la gran inversión que estas requieren para desarrollarse.
El profesor de la escuela de Negocios de Kellogg asegura que las empresas deben sentir que el Gobierno las apoya para poder hacer estas inversiones “de alto riesgo” con tranquilidad.
“Si los impuestos son muy elevados y no se ofrece ningún incentivo para las corporaciones que apuesten por la investigación y el desarrollo, es muy poco probable que estas inversiones sean hechas”, advierte Kuczmarski.
En los últimos años, los gobiernos de países como Singapur, Noruega y Finlandia han apoyado las innovaciones de sus empresas. Kuczmarski señala que esta decisión se ha traducido en beneficios económicos para estas naciones, que son actualmente referencias mundiales en innovación.
Competir con cualquiera
La innovación no es un arma exclusiva de las grandes empresas y las transnacionales. Tampoco necesita de muchísima tecnología para poder desarrollarse. El experto de la universidad de Northwestern asegura que corporaciones pequeñas y locales parten incluso con ventaja porque son más cercanas a sus clientes, lo que les permite conocer mejor sus necesidades y basarse en ellas para generar innovaciones valiosas que les hagan competir en los mercados reñidos.
El arte de desarrollar novedades para el público, sin embargo, no es algo sencillo y requiere de un “proceso disciplinado” para poder tener éxito. Kuczmarski indica que las empresas tienen que plantear de forma ordenada sus objetivos y deben encargar a un equipo de personas con suficiente tiempo la responsabilidad de desarrollar las ideas acordadas.
Agrega que procesar un concepto innovador puede tomar más de un año, por lo que las corporaciones deben ser pacientes y estar comprometidas con la inversión, a fin de no darla por terminada antes de tiempo.
Finalmente, el experto acepta que no todas las innovaciones triunfan. Ante estos casos, afirma que se debe seguir intentando para generar nuevas ideas que sí resulten productivas.
“Si al innovar nunca se falla, significa que no se está tratando de innovar suficientemente”, concluye.

Fuente : http://www.entornointeligente.com/articulo/1134446/VENEZUELA-Innovar-el-arte-que-permite-a-las-empresas-mantenerse-a-flote

¿Qué necesito cambiar en mi Empresa?

Uno de los factores fundamentales para el cambio en su empresa, sea o no sea franquicia es la estandarización de operaciones, pues, sólo las empresas que la logran pueden dar el siguiente paso y crecer de forma consistente.

Estandarizar equivale a crear esquemas de operación y control al interior de la organización, mismos que deben instrumentarse para conseguir uniformidad. Es lograr que la marca se vea fortalecida, reconocida, que se preserve.

Estandarizar es uniformar los servicios, manteniendo una calidad constante en los procedimientos de atención, tanto al cliente interno como al externo. Es contar con programas adecuados de capacitación, exhortar a todo el personal a utilizar esos métodos y aplicarlos eficientemente para alcanzar los objetivos de la organización. Es, también, concretar las ideas que emanan de los más altos niveles de la organización.

La estandarización es parte del cambio. En ocasiones se pueden observar empresas que parecen franquicias sin serlo de verdad, pero lo que sucede es que son negocios decididos a estandarizar sus operaciones.

Algunas ideas fundamentales

Las siguientes son algunas recomendaciones para los empresarios, con las cuales se logrará el cambio en sus organizaciones:

1. Tener la voluntad de realizar cambios para mejorar y crecer, y estar dispuestos a ello en todos los niveles.

2. Organizar eventos fuera de la empresa y talleres de trabajo en equipo.

3. Desarrollar habilidades y crear cultura trabajando con temáticas distintas de las que tienen que ver directamente con la organización.

4. Demostrar a los miembros del equipo que nos importan más allá del negocio. Celebremos con ellos y escuchemos sus propuestas.

5. Predicar con el ejemplo.

6. Hacer que la gente participe. Transmitirles la idea de que no sólo tienen el derecho de opinar en cada asunto, sino la obligación de hacerlo.

7. Respetar el trabajo y las ideas de otros.

8. Saber consensuar.

9. Participar en la educación de los colaboradores e insistir para que eleven su grado de estudio.

10. Cree en tu proyecto de cambio y mejora.

En los negocios existe también un marco de referencia supervisor de los puntos medulares, como recursos humanos, costos, administración, control de inventarios, control de calidad, finanzas y, muy particularmente, la asistencia al cliente interno y externo.

La estandarización de operaciones permite mantener todo lo que suceda en la organización entre esos parámetros mínimos y máximos, sin darle al “paciente” más que mantenimiento. Salvo en los casos, claro está, en que algún departamento requiera ser internado en la sala de emergencias.

Con la estandarización, además del ahorro en costos, podemos enfocar nuestra atención en los asuntos realmente importantes para que el negocio pueda mejorar continuamente y seguir creciendo.

No debemos temer, pues las organizaciones, como la vida misma, se encuentran en constante transición. Me despido con una frase de Confucio, la cual cierra adecuadamente el presente artículo y dice así: “Quien pretenda una felicidad y sabiduría constantes, deberá acomodarse a frecuentes cambios”.

Por: Ferenz Feher

La pyme y las herramientas tecnológicas: automatización de procesos

Para una pyme diferenciarse de sus competidores no es una opción sino un imperativo. Si la empresa quiere subsistir tiene que aportar al cliente argumentos para que compre su producto o servicio y no los de la competencia. La calidad es, en este punto, una herramienta clave para conseguir el éxito. Una consultora tecnológica puede ayudar a asegurar los distintos procesos a través de una ordenación correcta de los flujos de información y dando un soporte a la propia gestión de calidad. Tener claro un protocolo previo de actuación puede ser muy útil para garantizar el final feliz de la aventura.

1. PRINCIPIOS

— Principio 1: Una consultora tiene como misión servir de ayuda para la mejora del negocio de sus clientes, independientemente del tamaño de la empresa.
— Principio 2: Para el caso de la consultoría tecnológica, la desvinculación entre tecnología y negocio no es nunca posible y menos aún cuando el cliente es una pequeña o mediana empresa.
Una consultora debe tener estos principios absolutamente asumidos.

2. LA CASA POR LOS CIMIENTOS

Cuando una PYME se pone en contacto con una consultora, es importante utilizar un pequeño protocolo que permite saber qué tipo de ayuda necesita la empresa y si se puede o no suministrar. Básicamente se descubre si la empresa está preparada y dispuesta para afrontar la automatización como algo estructural.

Paradójicamente, cuando una empresa decide automatizar lo primero que hay que hacer es analizar los procesos de la compañía de forma “a-tecnológica” es decir, sin pensar en la tecnología que luego vendrá a dar soluciones concretas. Es decir, lo primero es ordenar procesos, saber quién es el responsable de cada uno de ellos, saber qué hace a un proceso excelente para nuestra empresa y establecer indicadores sobre los mismos.

Es interesante ver cómo, a menudo, las PYMES ven este trabajo inicial con reticencia y cierto rechazo. No obstante, cuando se termina el análisis, que en principio por ser una PYME no debe ser demasiado costoso en tiempo, el propio cliente entiende lo absolutamente necesario del mismo e incluso utiliza los diagramas y documentos generados para proponer mejoras.

3. LO MÁS RENTABLE

Una vez que tenemos claro qué procesos está ejecutando la empresa y que conocemos los procesos más débiles, debe tomarse la decisión de automatizar o no, siempre considerando la automatización como una importante herramienta de mejora, pero no la única. En este aspecto, es conveniente tener unas reglas muy claras:

— Primero hay que identificar los procesos que más beneficios prometan y descubrir qué coste total tiene el cambio que se va a proponer (coste económico, tiempo y recursos propios implicados).
— Se establecerá un orden teniendo en cuenta que se necesita compaginar los cambios de fuerte calado con los éxitos rápidos.
— Se planificarán los cambios asignando recursos económicos, plazos y responsables.
Para hacer una automatización de forma coherente, tal como se indica, es importante decidir una estrategia tecnológica, para lo que claramente puede ayudar la empresa consultora. En esta estrategia lo primero es tener claro los objetivos de negocio de la empresa y qué infraestructura tecnológica es necesaria para facilitar el desarrollo de la estrategia de negocio. Es decir, para decidir montar un SQL SERVER o un MySQL es necesario saber cuales son los objetivos y la estrategia de negocio de la empresa, aunque suene paradójico.

4. LA INFORMACIÓN

Actualmente la gestión de la información es la base del éxito de una empresa moderna. Dotarse de una estrategia de gestión de la información y establecer unos métodos de trabajo que la aprovechen es muy importante para tener éxito. La información tiene que ser registrada, desbrozada y analizada para conseguir extraer conclusiones que permitan la gestión. Una consultora tecnológica, en una nueva compañía, debe analizar la situación de la gestión de la información y de los soportes tecnológicos que tiene (si existen) si quiere comprender cuales son los puntos clave de la empresa en estudio.

Una vez que se analizan los flujos de información pueden identificarse problemas que son delatados por los mismos. Es usual que las empresas catalogadas como PYMES no tengan identificados cuáles son los procesos clave, las responsabilidades y los mecanismos básicos de seguimiento y control. Normalmente en una PYME muchas personas asumen roles distintos y esta concentración de actividades les impiden especializarse y generar la suficiente información que permita un análisis posterior.

5. CALIDAD COMO ESTRATEGIA DE LA PYME

Para una PYME diferenciarse de sus competidores no es una opción sino un imperativo. Si la empresa quiere subsistir tiene que aportar al cliente argumentos para que compre su producto o servicio y no los de la competencia. La calidad es, en este punto, una herramienta clave para conseguir el éxito.

Una consultora tecnológica puede ayudar a asegurar los distintos procesos a través de una ordenación correcta de los flujos de información y dando un soporte a la propia gestión de calidad: gestión de los registros, indicadores, gestión de documentación, etc. Una vez más se pone de manifiesto la necesidad que tienen las consultoras tecnológicas de ser expertas en los procesos de negocio de sus clientes. Sin un conocimiento excelente de qué objetivos persigue un Sistema de Calidad de un cliente determinado es imposible automatizar el proceso de gestión de calidad con éxito.

6. CRECIMIENTO

Una consultora es importante para ayudar al crecimiento de una PYME de forma que le sea posible incrementar su capacidad de hacer negocios, la calidad de los servicios prestados, la satisfacción del cliente, sus ingresos, etc. La consultora debe actuar, en este caso, como facilitadora del éxito de su cliente. No puede ser de otra forma, el éxito de la consultoría es el éxito continuado de sus clientes. Por ejemplo, si una empresa asume el reto de salir al extranjero a vender sus servicios necesita apoyarse en terceros cualificados y alineados con su estrategia de negocio para poder llegar más lejos, más rápido y con menos riesgo. De todas formas, cualquier consultor debe apercibir a su cliente de los riesgos que conlleva un crecimiento demasiado rápido. En este caso actuamos un tanto “egoístamente” ya que lo que no queremos es que, por correr demasiado, nuestro cliente se estrelle y, dicho sea de paso, nuestro negocio se agote.

Como conclusión decir que la consultora tecnológica aporta especialización y una visión del negocio externa que permite la crítica constructiva y habilita el camino para introducir mejoras en el negocio del cliente. El objetivo de la consultora debe ser siempre conseguir que su cliente justifique su inversión en base a mejoras palpables en el corto plazo: ahorros de coste, aumento de la productividad, mejora en la toma de decisiones, mejor gestión de la información, etc.

Autor: Carlos Gutiérrez Lanzarán